| Je mehr Informationen zentral gesammelt werden, um so größer wird das Thema Sicherheit. Gerade in einem System, mit dem viele Mitarbeiter gemeinsam arbeiten und wo neben allgemeinen auch sehr sensible Informationen gespeichert werden, muß der Zugriffschutz optimal und sicher sein.
Daher können Sie den Zugriff auf Dokumente im YouAtNotes CRM nicht nur beschränken, sondern sich auch durch Warnhinweise daran erinnern lassen.
Damit jeder Mitarbeiter den optimalen Zugriffschutz einstellen kann, muß dieser schnell und einfach in der Handhabung sein. Nur so kann gewährleistet werden, dass Daten und Informationen nur von den Personen gelesen werden, für die sie bestimmt sind.
Um den Zugriff eines Dokumentes zu beschränken, dient das Register Sicherheit. Teilweise wird der Zugriff in Vorgängen durch das Hauptdokumnet bestimmt. Damit hier keine Fehler entstehen können und zum Beispiel eine geheime Notiz öffentlich wird, weil das Hauptdokument für alle lesbar ist, haben Sie die Möglichkeit sich durch Warnhinweise erinnern zu lassen. Vorgänge können so unabhängig vom Hauptdokument eingestellt werden und der Zugriffschutz ist sicher.
Anhand des Screenshoots zeigen wir Ihnen die Einstellungen des Zugriffschutzes im Detail.
Die Zugriffeinstellungen eines jeden Dokumentes befinden sich im Register "Sicherheit". Verschiedene Optionen (grüne Umrandung) garantieren Ihnen optimale Schutzmöglichkeiten für die jeweiligen Dokumente.
Vorgänge sind unabhängig von
diesen Einstellungen | Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann die Sicherheit in jedem Vorgangsdokument einzeln eingestellt werden. |
| Zugriffschutz in Vorgängen anfordern | Wenn diese Checkbox aktiviert ist, erscheint automatisch ein Dialog mit einem Warnhinweis und der Möglichkeit den Zugriffschutz einzustellen.
Dies ist sehr nützlich, wenn Sie Vorgänge haben, die sensitive Informationen erhalten. Diese Funktion gewährleistet, dass ein Benutzer bei einem neu zugeordneten Vorgang daran erinnert wird, dass er den Vorgang schützen sollte. Wenn der Benutzer trotzdem " * " als Leser wählt, macht er das ganz bewußt. |
Diese Einstellung in alle Vorgänge übernehmen
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Ist diese Checkbox aktiviert, werden die hier angegebenen Leser und Autoren auf alle Tochterdokumente (=Vorgänge) dieses Dokuments übernommen. Die Sicherheit in den einzelnen Vorgangsdokumenten ist dann nicht mehr einzeln definierbar.
Dies ist sehr nützlich, wenn Sie den Zugriff auf eine Person oder Unternehmen und alle damit verbundenen Dokumente zentral einstellen möchten.
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Sie tragen hier Namen von Personen oder Gruppen ein, die dieses Dokument lesen dürfen.
Ein" * " ( rote Umrandung) bedeutet, dass jeder Benutzer dieses Dokument lesen kann. Wenn Sie hier jedoch Personen oder Gruppen eintragen, können nur diese Personen bzw. Gruppen dieses Dokument sehen.
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Sie tragen hier Namen von Personen oder Gruppen ein, die dieses Dokument sehen und zur Bearbeitung öffnen können. Ein " * " bedeutet, dass jeder Benutzer, dieses Dokument bearbeiten kann.
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Durch die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten, die Sie zentral im Register "Sicherheit" einstellen können, ist der Zugriffschutz garantiert und das System sicher vor unerwünschten Lesern. |
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- Ansicht der Sicherheitseinstellungen am Beispiel eines Unternehmensdokumentes - |